Удостоверяющий центр ФНС запускает в Петербурге цифровой сервис для кадрового учета

В Санкт-Петербурге набирает обороты новый этап цифровизации кадрового делопроизводства. Крупнейший удостоверяющий центр Северо-Запада, действующий под эгидой Федеральной налоговой службы, объявил о запуске пилотного проекта по интеграции машиночитаемых доверенностей (МЧД) и облачных квалифицированных электронных подписей (КЭП) в системы кадрового учета предприятий. Нововведение призвано радикально сократить бумажный документооборот и минимизировать риски ошибок при сдаче отчетности в СФР и налоговые органы.

Ключевые изменения в инфраструктуре подписей

Технический анонс приурочен к переходному периоду, связанному с окончательным внедрением ГОСТ-2019 для КЭруководитель данным городского Управления информатизации, к 1 июля 2025 года около 12 тысяч петербургских организаций должны были подтвердить переход на новые сертификаты. Новый сервис позволяет кадровым специалистам дистанционно выпускать сертификаты сотрудников непосредственно в связке с конкретными трудовыми функциями.

Принципиальное отличие от старой модели заключается в отказе от физического токена. Легитимность подписи теперь подтверждается не локальным устройством, а через защищенный облачный контейнер удостоверяющего центра. Это означает, что инспектор отдела кадров может визировать приказы о приеме на работу форме СЗВ-ТД, находясь вне офиса, без риска компрометации ключа.

Машиночитаемая доверенность как кадровый стандарт

В рамках пилота особое внимание уделено институту МЧД. С сентября 2024 года передоверение прав подписи кадровой отчетности без МЧД стало невозможным. Однако до недавнего времени процесс создания и отзыва доверенности требовал высокой квалификации и зачастую превращался в бюрократический лабиринт.

Теперь платформа позволяет генерировать доверенность в формате «единого окна». Кадровик или руководитель организации может делегировать полномочия на подписание ограниченного перечня документов:

• Единая форма ЕФС-1 (подраздел 1.1);
• Персонифицированные сведения о физических лицах;
• Уведомления о трудовых договорах с иностранными гражданами (в рамках взаимодействия с МВД);
• Кадровые приказы в электронном виде для внутреннего ЭДО.

Срок действия МЧД может быть ограничен не только датой, но и конкретным событием. Например, доверенность на подписание актов приема-передачи при увольнении может автоматически аннулироваться сразу после внесения записи в реестр СФР.

«Мы фиксируем ажиотажный спрос на дистанционные инструменты кадрового администрирования именно в сегменте малого и среднего бизнеса. Если крупные предприятия привыкли к сложным контурам ЭДО, то компании с штатом до 50-ти человек часто работали на грани фола: подписывали отчетность номинальными директорами или использовали устаревшие реквизиты. Новый сервис убирает целый пласт технических проблем. По нашим оценкам, внедрение облачных подписей снизит количество отказов в приеме отчетности по причине некорректной ЭП минимум на 15% уже в следующем квартале», — прокомментировал ситуацию эксперт в области трудового права и автоматизации HR-процессов.

Практическое применение и сроки адаптации

Важным нюансом для бухгалтерий Петербурга становится интеграция сервиса с региональными особенностями отчетности. Напомним, что СПб ГКУ «Городской информационно-расчетный центр» активно переводит взаимодействие с кадровыми службами бюджетных учреждений в цифру. Коммерческие же структуры получают возможность бесшовной выгрузки данных в «1С:Зарплата и управление персоналом» через специальный API-шлюз.

Стоит отметить, что с 1 марта 2025 года вступили в силу поправки к Трудовому кодексу, ужесточающие ответственность за уклонение от электронного взаимодействия при возникновении кадровых событий. Теперь отказ работодателя предоставить сведения о стаже в электронном виде по запросу работника, если техническая возможность имеется, классифицируется как административное правонарушение с санкциями до 50 000 рублей.

Эксперты сходятся во мнении, что инициатива удостоверяющего центра ФНС по выдаче облачных подписей станет драйвером для перехода «на цифру» тех компаний, кто долгое время игнорировал требования регуляторов. руководитель признана полностью готовой к такому расширению.

Итог: Кадровый учет Северной столицы переходит в режим мобильного управления. Представителям бизнеса рекомендуется провести аудит действующих сертификатов электронной подписи и обновить внутренние регламенты выдачи МЧД до конца текущего месяца, чтобы использовать летний период затишья для адаптации персонала к новым интерфейсам без ущерба для отчетной кампании.