Кадровый учет

Представьте: вы принимаете на работу первого менеджера или расширяете штат до 15 сотрудников. Казалось бы, подписал трудовой договор — и работай. Но уже через месяц приходит запрос из Социального фонда, а потом — внеплановая проверка ГИТ. Оказывается, не сдан ЕФС-1, в табеле не учтены ночные смены, а шаблон договора не соответствует последним изменениям ТК РФ. Штраф — до 100 000 рублей за каждое нарушение. И это только начало. Кадровый учет в Санкт-Петербурге — не просто «бумажки», а ежедневная работа с живыми людьми и государством, где цена ошибки растет с каждым новым сотрудником. Мы в «БухСибири» с 2010 года берем эту ответственность на себя, чтобы вы могли спокойно управлять бизнесом, а не тонуть в приказах, больничных и отчетах в СФР.

Что входит в кадровый учет под ключ

Наша услуга — это не разовая помощь, а полноценное сопровождение, которое закрывает все потребности бизнеса в кадровом делопроизводстве. Мы не просто «ведем трудовые книжки», а выстраиваем систему, защищающую от претензий трудовой инспекции, прокуратуры и ФНС. В базовый пакет включено:

• Разработка и актуализация кадровой документации. Готовим полный пакет локальных нормативных актов (ПВТР, положение об оплате труда, о защите персональных данных, графики отпусков) строго под специфику вашего бизнеса и региональные требования Санкт-Петербурга. Проверяем трудовые договоры на соответствие актуальной редакции ТК РФ, включая условия о разъездном характере, дистанционной работе и сезонной занятости — частых спутниках питерских компаний.
• Оформление движения персонала. Прием, перевод, увольнение, совмещение, отпуска (в том числе учебные и «за свой счет»), командировки, больничные. Готовим все приказы, уведомления и записки-расчеты. Отдельно контролируем сроки: например, уведомление о сокращении подается не позднее, чем за два месяца, а приказ о приеме издается в день подписания договора — мы не допускаем просрочек, чреватых штрафами.
• Табелирование и учет рабочего времени. Ведем табель по формам Т-12 или Т-13 с учетом ночных, сверхурочных, работы в выходные и праздничные дни. Для Санкт-Петербурга актуально отслеживать региональные праздники и особенности оплаты труда в дни города, а также вести суммированный учет при сменном графике логистических и производственных предприятий.
• Работа с трудовыми книжками и СТД-Р. Ведем бумажные трудовые книжки (если сотрудник не перешел на электронный формат) и формируем сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) для передачи в СФР. Своевременно подаем ЕФС-1 (раздел 1, подраздел 1.1) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа — мы сдаем отчетность за 2 дня до дедлайна, чтобы исключить технические сбои.
• Воинский учет. Организуем и ведем воинский учет сотрудников (призывников и военнообязанных) в полном соответствии с требованиями военкоматов Санкт-Петербурга и Ленинградской области. Готовим карточки, сверки, оповещения, взаимодействуем с комиссариатами — эта часть работы обязательна для всех работодателей, и штрафы за ее отсутствие достигают 300 000 рублей.
• Отчетность в государственные органы. Формируем и сдаем: ЕФС-1 (все разделы), СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, отчеты в Росстат (по запросу), данные о среднесписочной численности. Учитываем региональные особенности — например, в Санкт-Петербурге активно применяются пониженные тарифы страховых взносов для IT-компаний и резидентов ОЭЗ, что требует корректного заполнения отчетности.
• Консультационная поддержка. Отвечаем на вопросы о найме иностранцев (актуально для города с большим числом мигрантов), о льготах для сотрудников с инвалидностью, о дистанционной работе из другого региона. Предупреждаем о планируемых проверках ГИТ и помогаем подготовиться к ним.

Для кого актуальна услуга

Кадровый учет обязателен для любого бизнеса, где есть хотя бы один наемный работник. Мы работаем с организациями и предпринимателями в Санкт-Петербурге независимо от системы налогообложения и сферы деятельности:

• ООО на ОСНО, УСН, АУСН. Для компаний с любой численностью — от микробизнеса до средних предприятий с персоналом 50+ человек. Особое внимание уделяем производственным, строительным и транспортным компаниям, где сложный график и повышенные риски травматизма требуют идеального документооборота.
• ИП с сотрудниками. Многие предприниматели ошибочно считают, что кадровый учет для ИП проще. На самом деле требования те же, а штрафы одинаковы для всех. Мы помогаем ИП на УСН, патенте и НПД (при найме самозанятых — правильно оформляем гражданско-правовые отношения, чтобы избежать переквалификации в трудовые).
• Некоммерческие организации, ассоциации, фонды. Для НКО важен безупречный учет, так как они часто находятся под пристальным вниманием контролирующих органов и грантодателей.
• Специфические ниши Санкт-Петербурга. Рестораны, отели, туристические агентства, логистические компании портовой зоны, IT-стартапы — мы знаем нюансы каждого сектора. Например, для общепита критичен учет рабочего времени несовершеннолетних и иностранных граждан, а для IT — правильное оформление льгот по страховым взносам.

Если вы только планируете нанять первого сотрудника, мы поможем за 2–3 дня поставить кадровый учет «с нуля»: разработаем шаблоны договоров, зарегистрируем вас в СФР, настроим электронный документооборот. Если штат уже есть — проведем аудит и исправим ошибки до того, как их найдет инспекция.

Преимущества работы с «БухСибирь»

Более 700 клиентов в Санкт-Петербурге и Ленинградской области доверили нам свои кадры. Почему предприниматели выбирают нас:

• Опыт с 2010 года. Мы начинали, когда только вводились электронные трудовые книжки и менялось пенсионное законодательство. Через наши руки прошли сотни проверок ГИТ и прокуратуры — все завершились положительным исходом для клиентов.
• Знание местной специфики. Санкт-Петербург — не Москва. Здесь действует региональное трехстороннее соглашение о минимальной заработной плате (с 2024 года — 25 000 рублей для внебюджетного сектора), свои сроки сдачи отчетности в отделения СФР по районам, особые требования к квотированию рабочих мест для инвалидов. Мы учитываем эти детали ежедневно, чтобы ваш бизнес не получал предписания от районных инспекций.
• Персональный менеджер и команда профессионалов. За вами закрепляется специалист с опытом не менее 5 лет. Он знает ваш бизнес по именам сотрудников, напоминает о сроках, оперативно реагирует на запросы. В подарок — консультации по трудовым спорам и помощь в подготовке к визиту инспектора.
• Финансовая гарантия. Если штраф выписан по нашей вине (просрочка отчета, ошибка в документе) — мы оплачиваем его из собственных средств. За 14 лет таких случаев были единицы, и все они урегулированы без потерь для клиента.
• Экономия до 30% на налогах легально. Мы не используем серые схемы, но знаем, как законно снизить нагрузку: оформляем вычеты по НДФЛ, применяем пониженные тарифы для субъектов МСП и IT, корректно учитываем суточные и компенсации. В среднем наши клиенты экономят на страховых взносах и НДФЛ до трети от суммы, которую они платили до перехода к нам.
• Сдаем отчетность за 2 дня до дедлайна. Мы никогда не ждем последнего дня. Все отчеты проходят двойную проверку и отправляются заранее. Это исключает риск технических сбоев на портале СФР или ФНС.
• Прозрачное ценообразование. Стоимость зависит от количества сотрудников и сложности учета. Вы платите фиксированную сумму в месяц — никаких скрытых платежей за срочную сдачу или дополнительный приказ. Для ИП с 1–3 работниками цена сопоставима с затратами на штатного кадровика на полставки, но без отпусков, больничных и налогов.

Как мы выстраиваем кадровый учет: 5 шагов

Процесс перехода или постановки учета с нуля отлажен до мелочей. Вам не нужно тратить время на погружение в детали — мы все сделаем сами.

1. Знакомство и первичный аудит. Вы оставляете заявку или звоните нам. В течение часа персональный менеджер связывается с вами, уточняет количество сотрудников, специфику деятельности и текущее состояние документов. Если учет уже велся, мы бесплатно анализируем его на риски.
2. Разработка плана и договора. Определяем перечень необходимых работ, сроки и стоимость. Заключаем договор, где прописаны гарантии и ответственность. Вы получаете понятный документ без мелкого шрифта.
3. Настройка учета. Восстанавливаем или создаем с нуля всю обязательную документацию: штатное расписание, трудовые договоры, приказы, карточки Т-2, графики отпусков, табели. Подключаем вас к сервису электронного документооборота с СФР и Росстатом.
4. Ежемесячное обслуживание. Мы ведем кадровый учет в фоновом режиме. Вы просто сообщаете о кадровых изменениях (прием, увольнение, больничный) удобным способом — по email, в мессенджере или через задачу в CRM. Мы оформляем все документы, вносим данные в табель, готовим отчеты.
5. Отчетность и поддержка. За 5 рабочих дней до крайней даты сдачи мы присылаем вам готовые формы на согласование. После утверждения отправляем их адресатам. При проверке или трудовом споре оперативно готовим пакет подтверждающих документов и консультируем по стратегии защиты.

Часто задаваемые вопросы

Готовы навести порядок в кадрах?

Не ждите, пока ошибка в табеле или забытый отчет обернутся финансовыми потерями. Доверьте кадровый учет профессионалам, которые знают Санкт-Петербург и его требования досконально. Позвоните нам по телефону 8 (800) 600-68-84 или закажите звонок — мы проведем бесплатный аудит вашего текущего учета и предложим решение, которое сэкономит вам время и деньги.

БухСибирь: мнение эксперта

«За 14 лет работы в Санкт-Петербурге мы видели десятки компаний, которые получали миллионные штрафы из-за элементарных ошибок в трудовых договорах или несданного вовремя ЕФС-1. Кадровый учет — не та статья расходов, на которой стоит экономить. Мы выстроили систему, которая позволяет нашим клиентам забыть о рисках и сосредоточиться на бизнесе, а мы гарантируем, что каждый документ будет оформлен строго по ТК РФ и местным нормативным актам. В Петербурге, с его особым МРОТ и активной позицией трудовых инспекций, цена халатности слишком высока. Наша задача — сделать так, чтобы вы даже не задумывались о кадровой рутине».